臺灣石油工會總務作業辦法 中華民國八十四年十二月十九日第七屆理事會第十四次會議通過
中華民國九十六年一月三十日第十一屆理事會第七次會議通過
中華民國九十七年四月二十四日第十一屆理事會第十五次會議通過組織調整名稱
  總則  
    一. 本辦法依據臺灣石油工會(以下簡稱本會)辦事細則第十二條之規定訂定之並經理事會通過后,頒佈分會實施,修正時亦同。
   
二. 本會為辦理總務作業標準之一致以利採購特訂定本辦法。
       
  第一篇 採購業務
  第一節 採購授權範圍及作業流程
    一.  一般事務用品及什項設備之請購程序:

(一)一般事務用品:請購、請印等,由使用單位填製請購單(表1|1)送總務組採購,預估金額以金額之多寡,按下列授權規定核定後辦理:
鋫1.預估金額未達三千元者,授權各處自行辦理(分會由常務理事依情形授權),單據後送總務處核銷。

鋳2.預估金額在三千元以上統由總務處辦理採購作業,並先會主計處長再陳理事長(常務理事)核定後辦理。

(二)什項設備:
本會各處(分會)為業務需要申請購置撥發雜項設備時,由使用單位填列請撥單(表1|2)陳准後送總務處審查庫存,有庫存者經簽註後撥用;無庫存者由總務處填製請購單,估列金額,會主計並陳請核定後辦理。

(三)辦理以上申請時,使用部門應詳列所需規範或提供樣品,及交貨驗收規定等送總務處據以辦理訂購並列入合約執行。

(四)採購實際金額如超過預估金額百分之十以上時,須說明原因再行陳核決定。

   
二.  總務處於接獲請購單及其他相關文件後,依財物之性質及金額之多寡分別以不同之採購方式辦理。

(一)登報招標:
凡一次採購金額在新台幣壹佰參拾萬元以上,以登報公開招標方式辦理。主辦單位依陳准後之請購單有關內容、品名、規格做市場調查和廠商詢價,再製訂發包預算(表1|3)、投標須知、合約草案,會主計及會辦單位循序審核後辦理登報二天,公告(表1|4)五天以上之公開招標。

(二)公告招標:
一次採購金額在新台幣伍拾萬元以上未達壹佰參拾萬元,以公告招標辦理。作業程序和登報招標同。

(三)比價:
一次採購金額在新台幣伍拾萬元以下貳拾萬元以上,以比價方式辦理。就物品類別性質以通訊詢價單(內附報價,表1|5)詳列財物名稱、規範、數量、交貨日期及其他規定事項,分別通知廠商報價後,於規定時間會同主計及會辦有關部門辦理比價(表1|6)。

(四)議價:
一次採購金額在新台幣貳拾萬元以下,伍萬元以上,得以三家以上廠商估價單議價辦理。

(五)零星購置:
一次採購金額未達伍萬元,經辦人員採購後逕自檢據循序核銷。

(六)牌價收購:
公營事業出售之產品,訂有牌價者得以按牌採購之。

(七)長期合約購置、印刷:
經常性之應用品、刊物,為穩定貨源、減低成本、爭取時效,得按規定與廠商訂定長期合約,惟 應注意事項如左。
1.長期合約之定宜在條款內明定期間及金額,違約罰則以確保權益。
2.凡合約期限屆滿得按原合約續約一次,再屆滿後依規定辦理重新發包,不得續約。

   
  第二節 開標與決標
    一.  招標應行注意事項:
(一)登報或公告應擬妥公告,並列明所需器材或設備有關事項如名稱、規範、數量及手續公告內未能備載者,另擬投標須知一併陳理事長(常務理事)核定後再行登報或布告。

(二)登報招標應登報二日以上,並在公告欄佈告五日以上,如布告招標應在公告欄布告五日以上。

(三)總務處長為當然開標主持人,主辦單位應將開標日期之開標通知單(表1|7)函請主計、會辦單位、秘書長、理事長及監事會派員監標,且須有三家以上廠商投標方得開標。

(四)開標前主辦單位應會同有關會辦單位、主計、秘書長、監事會代表人陳理事長(常務理事)核定發包底價(表1|8)。

(五)投標須知內容規定如左:
鋫1.領取標單日期:布告期間。
鋳2.交貨時間地點:按請購單填列之日期及地點。
鋴3.押標金之訂定標準:按廠商報價之百分之五至百分之二十為度。
           (表1|9)。
鋽4.開標日期:以公告之日起之第七日至十五日開標為原則。
鍃5.決標辦法:視實際情形採總價或分項以在底價之內之最低標得
          標為原則。
鎄6.訂約及履約保證:開標後一星期內訂約,並將押標金轉為履約保證金(表1|10)(如最低標未達底價百分之八十,簽訂合約時須另繳付未達底價百分之八十部份之差額保證金。)如得標商逾期限不簽訂合約者,視為棄權,除沒收押標金外,並停止一年以上往來。

鎭7.逾期交貨罰款辦法:依合約規定逾期交貨時,每天罰未交部份價款千分之一至千分之三,逾期十五天者,得視為無交貨能力,即沒收保證金解除合約,並禁止一年以上往來。

䥅8.付款辦法:如一次交貨即一次驗收,一次付款,如分批交貨分批驗收,分批付款。

䥑9.其他規定:如需附型錄或其證明文件則按請購單上所註檢送。

   
二.   審標及決標:
(一)開標前投標商應攜帶有關證件經審查合格後得參加開標(表1|11)。

(二)廠商報價之規格及條款,完全符合或優於標單規定者,為合格標;所報規格及條款略異於招標規定,但性能、品質符合原訂規格且不影響使用者,得視為合用標。

(三)公開招標或比價,以未超過底價之合格最低標得標為原則,合格最低標不僅一家時,由最低同價各標重新比減,以定標次。

(四)報價經審查規格不合招標單所列要求者,為不合格標。

(五)報價經審標單位審查規格說明不清楚或可疑之處,需要澄清時,當場由投標商檢附製造之原始資料澄清,澄清後審查符合,視為規格合格標或合用標。

(六)凡因招標單所定規格欠明確或因審查報價意見欠具體,因而發生爭執不能決標時,得予廢標,如因急用或其他需要,得敘明理由,經簽請核定後決標。

(七)合格最低標報價均超過底價時,得洽合格最低標優先減價一次,如仍超過底價,再由各合格標重新比減價格。惟議減後最低標仍超底價時,應予廢標。

(八)廠商報價單上之價與總價不符時,基於本會利益,應取其較低者,若報價商不願接受,除非其能提出資料證明較低者確係出於筆誤,否則應沒收押金或予以處分。交貨日期為報價單所報交貨日期與招標單規定不合者,不予考慮。

(九)其他條款:
1.投標商報價單以郵寄方式於規定時間前寄達為原則,否則無效。

2.招標內訂有資格條件,投標商未報該項資格條件或所報不合者,其報價不予考慮。

3.投標商未依招標單規定於開標前繳交押標金,或所繳押金不足時,其報價不予考慮。

4.投標商報價單上應蓋公司及負責人章(簽名亦可)否則無效,僅蓋公司或負責人章者,喪失決標優先權。

5.公開招標或比價於開標後當場成審標者,即行辦理決標,如需將報價單帶回審查,應當場協議宣布結果及決標之日期,如日期無法確定時,應另行通知。

       
  第三節 合約訂定
      開標比價或議價之結果,應當場填寫採購紀錄陳核單(表1|12),連同廠商報價單由到場有關人員簽章後作成紀錄,經陳核定,雙方訂定合約(表1|13),其內容應含:
       
    一、 材料名稱、規範、品質、數量。
    二、 材料單價及總價。
    三、 交貨地點。
    四、 交貨方式及期限。
    五、 付款方式。
    六、 驗收辦法。
    七、  違約罰則。
    八、  金融機構之保證。
    九、  其他有關事項。
合約經雙方簽章後始能生效,副本送各有關單位(代交貨通知)等存查,正本連同請款據核銷後存會計部門。
       
   
  第四節 採購進度追蹤與違約案件處理
    一、 訂約後採購作業處須掌握交貨進度,逾期未交貨者,應以電話催交並以書面通知。
    二、 廠商如未能遵守合約規定交貨而其理由並非人力不可抗拒者或所交貨品驗收不合格而又不能換交者,或逾期十五天以上未交者均以違約論,得隨時終止沒收履約保證金。
    三、 廠商如因故未能如期交貨時應於事先以書面敘明原因請延期交貨,經同意後得視實際需要予以展延,惟延期罰款仍照合約規定辦理。
    四、 廠商延期交貨按欠交部分從價計罰每日按千分之一到千分之三計算就應付貨款內扣除之。
       
  第五節 驗收及請款
    一、 什項設備及一般事務用品之驗收(表1|14)。
1.由主辦處派員負責辦理,驗收人就交貨之數量、規範、性能、印刷品之紙張、內容、字跡、圖案、色澤等應依原申請之規範說明或樣品辦理驗收。
2.辦理驗收時得邀請有關部門派員會同辦理。
3.採購之物品如因事先無法訂明詳細規範或提供適當之樣品,並要求承售商應於交貨前先製作樣品提供審查者(例如較特殊之廣告印刷品或涉及本會形象之重要物品等)應由申請部門陳核審閱認可後留作驗收標準。
    二、 驗收之簽認:物品驗收合格後由驗收部門依下列方式簽認後送採購部門據以辦理付款。
    三、 經驗收不合格之物品,主辦驗收人員應即通知採購部門通知廠商退貨,限期處理或取回。
    四、 每宗物品數量過鉅未能逐件驗收者,應視實際需要辦理抽樣檢驗,經抽樣檢驗合格後始得辦理收貨手續,但日後使用時如再次發現仍有不合格者,應詳細查明原因並陳核後依照合約規定辦理,作適當之索賠。
    五、 交貨日期以確實送達約定地點點收之日期為準,如因驗收不合格更換部份則以最後送達之日期為交貨日期。
    六、 物品在未辦妥驗收收貨手續前,視為寄存保管品,不得先予發用。如因先予發用而造成不良後果時,應由發用部份人員負責。
    七、 採購人員不得主持驗收或參與樣品審驗工作。但應負責安排聯繫廠商交貨驗收等事項。
    八、  請款
1.將發票併附收料(驗收)單及辦理之全案文件由總務部門填開請款據(表1|15)一併送會計部門辦理後,送出納登記付款。
2.履約保證金及差額保證金,於驗收手續完成後,憑收料單或驗收記錄單,無息請款發還。
   
  第 二篇 臺灣石油工會公務車輛管理辦法
       
    第 一 條 依臺灣石油工會辦事細則第十二條之規定訂定本會「公務車輛管理辦法」。
       
    第 二 條 公務車使用範圍依左列規定辦理:
一、 業務需要工作上之用車。
二、 出席各種與公務有關之集合或政府及地方之慶典活動。
三、 代表本會參加有關機關或業務關係人員之慶弔。
四、 員工因公傷病之救護及慰問用車。
五、 接待外賓與有關人員之用車。
六、 奉派參加全國或地區性之育樂活動用車。
七、 本會暨所屬分會辦理同仁或眷屬節約方式婚喪服務之用車。
八、 其他經核准之友會公務或業務需要之用車。
       
    第 三 條 私事用車以不妨礙公務需要為原則,其使用範圍及收費標準依左列規定:
一、 使用範圍

(一)會員及眷屬因急難事故必須立即使用車輛者。

二)其他情事經主管核准者。

(三)友會因業務需要借用者。

二、 收費標準
(一)凡因私事用車,本會會員及眷屬私事用車標準每公里計收新台幣陸元收費,如因成本因素變動,應按實際成本隨時調整收費標準。
            (表1|1)
二)停車及過路橋費由使用人負擔。

(三)用車發生之費用,由車輛管理員開具收費單交用車人憑單向出納部門繳納入帳。

(四)友會因公務或業務需要借用本會公務車酌訂收費標準,收入列為贊助本會爭議基金,如下:

鋫1。九人座客貨兩用車,一日收費標準新台幣二千元正。
鋳2。特種宣傳車一日收費標準新台幣伍千元正。
鋴3。油料與駕駛人由借用單位自理。

       
    第 四 條 公務車之申請與調派:
一、 使用人必須事先填寫申請單(表1|2)後陳主管核定。

二、 公務車輛之調派以按照申請先後公務緩急依次派遣或予併車使用。如遇緊急公務必要時,由派車單位證明可改乘計程車或公共汽車,並得按實報支車資。

三、 派車單需在用車前送達車輛管理部門,但市區外或長途用車者,需於前一天送達。

四、 車輛管理主管將派車單交予駕駛員,任務完畢後,應即將起訖地點填註行車紀錄表,乘車者應審查行車紀錄無誤後註明用車時間簽字。(表1|3)

五、 其他緊急事件,得直接先向派車單位請求派車,申請手續等可事後補辦。

       
    第 五 條 公務車輛之耗用油料,依實際加油金額索取發票核銷。
       
    第 六 條 車輛之維護修理程序:
一、 駕駛員填寫車輛修理單。(表1|4)
二、 車輛管理員審查請修項目,並簽註意見,經核准後送修。
三、 車輛應作定期潤滑保養,由中油公司保養間為之,或得覓殷實廠商辦理。(表1|5)
       
    第 七 條 車輛車籍之管理:

一、 所謂車籍係指隨車所有之資料,如汽車新領牌照登記申請書、汽車出廠證、汽車出廠檢驗合格證書或進口證明書等文件,需派專人妥善保管並需每車建立一個檔案為原則。

二、 每車應需建立履歷簿(表1|6)保存至該車報廢止。

       
    第 八 條  車輛之申購、保險報停、報廢以及肇事處理等均依有關規定辦理。
       
    第 九 條 本辦法經核定後實施,修訂時亦同。